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河南工業職業技術學院學生檔案管理辦法

2019年06月12日 17:50  点击:[]

學生檔案是學生在校學習期間所形成的具有保存價值的原始記錄,是學生個人經曆、成長曆程的真實記載爲確保學生檔案材料完整、妥善保管、利用充分、安全轉遞,根據《河南省大中專畢業生檔案管理若幹規定》(教[2003]624號)和《河南工业职业技术學院档案管理辦法》(豫工院政〔2018〕151號)相关文件,结合學校实际情况,制订本管理辦法。

一、學生档案管理体系

(一)學生档案管理院(系)负责制。院(系)學工科负责學生档案材料的收集、归档、整理和保管工作。學生处、教务处、招生就业处、团委、党委组织部等學生管理职能部门积极参与,各负其责,统一接受學校办公室的业务指导和检查。

(二)相關部門和單位職責

1.學生处學生档案管理职责

1)制定、完善學校學生档案管理規章制度,统筹學校學生档案管理工作;

2)建设和培训兼职學生档案管理队伍,指导、检查院(系)學生档案管理工作;

3)负责接收新生档案,转交至相应院(系);  

4)及时印刷、发放學生档案相关材料;

5)辦理離校畢業生檔案的轉遞郵寄工作;

6)做好學生档案数据统计、分析工作。

2.院(系)學生档案管理职责

1)新生入學资格审查时,院(系)按照上级管理部门和學校招生就业处要求,做好新生档案材料的收缴、核对和审查工作;

2)院(系)对接收的各类學生档案材料要及时按照年级、专业、學号顺序排列、分类管理,专柜存放保管;

3)定期收集、整理學生各类档案材料并及时归档;

4)畢業生檔案的檢查、完善和移交工作;

5)做好學生档案查阅及借用的登记管理工作。

3.教务处學生档案职责

1)及时向院(系)提交新生、退學、休學或转學等各类學生信息数据,以便对學生档案进行接收、核对和保存;

2)負責提供畢業生必修及選修課等課程成績單;

3)负责提供毕业生學籍卡材料。

4.党委组织部學生档案职责

负责组织、指导院(系)學生入党积极分子及學生党员材料的收集、整理和移交工作。

5.团委學生档案管理职责

负责组织、指导學生团员及参加各类活动获奖學生材料的收集、整理和移交工作。

6.招生就业处學生档案管理职责

   負責告知新生將檔案材料及時上交或郵寄到校;按時爲畢業生辦理就業報到證,並及時發放至院(系)裝檔。

(三)學生档案管理人员职责

1.院(系)指定专人负责學生档案的管理。涉及學生管理的各职能部门应设立兼职档案员,负责學生各类档案材料的收集及移交工作。

2.學生档案管理工作人员职责:

1)熱愛檔案管理工作,認真、細致、公道、正派,堅持原則,不徇私情;

2)遵守保密制度,不得擅自將檔案帶出檔案室,不得向外人透漏檔案內容,確保檔案室安全;

3)接收、檢查核對新生檔案,配合招就處等部門做好新生資格審查工作;

4)定期收集、整理學生档案材料并及时归档;

5)做好學籍变动學生档案的调整和处理;

6)及时提供符合规定的學生档案查阅工作;

7)負責畢業生檔案材料的整理、檢查和轉遞工作;

8)做好學生档案的防火、防盗、防潮、防腐工作。

二、學生档案归档范围与归档时间

(一)學生高考(中招考试)档案材料(报名表、体检表、政审表、中學成绩单、奖惩材料等)。各院(系)在新生入學后两个月内按班級收缴新生档案,班級填写《班級學生档案收缴情况表》,院(系)填写《新生档案收缴情况汇总表》(见附件表1、表2)若有學生高考档案丢失,应通知學生尽快到生源地招办补办,否则因缺少原始档案造成的后果由學生本人承担。

(二)學生入學登记表。新生报到后各院(系)开始组织學生如实填写,入學登记表在新生入學一个月内归档。

(三)军训登记表。《學生军训成绩登记表》由學生处组织、指导各院(系)在军训结束后一个月内归档。

(四)學生學年鉴定表。各院(系)每學年组织學生填写一次,每年6月份歸檔。

(五)高校毕业生登记表。由各院(系)组织毕业班學生填写,學生离校前统一归档。

(六)毕业生鉴定表。由各院(系)组织毕业班學生填写,學生离校前归档。

(七)就业报到证通知单(副联)。招生就业处办理好學生就业报到证后移交各院(系),各院(系)负责将就业报到证通知单(副联)装入毕业生档案。

(八)入团入党材料、加入民主党派材料。學生的入团入党材料在其被批准后由各院(系)一个月内归档。

(九)在校期间奖励、表彰以及处罚决定。學生各类奖惩的原始材料,由相关部门组织、指导各院(系)在每學期期末归档。

(十)學生课程成绩单。课程成绩单材料由教务处组织各院(系)打印,在毕业生离校前统一盖章归档。

(十一)參與社會實踐活動材料。社會實踐活動材料由團委組織、指導各院(系)在社會實踐結束後一個月內歸檔。

(十二)學生學籍异动、助學贷款等其他可供组织参考的有保存价值的材料。

三、學生档案归档材料要求

(一)材料必須完整齊全,真實,文字清楚,對象明確,寫明承辦單位及時間。

(二)必須手續完備,規定應由組織審查蓋章的,須有組織蓋章。組織鑒定、審查結論、處分決定、民主評議和組織考核形成的綜合材料等,須經本人見面簽字。特殊情況下,本人見面後未簽字的,可由組織注明。

(三)檔案文字須是鉛印、膠印、油印或用藍黑墨水、碳素墨水、墨汁書寫,不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色墨水及純藍墨水和複寫紙書寫。除電傳材料需複印存檔外,一般不得用複印件代替原件存檔。

(四)學生档案要按规定填写齐全,写明班級及學号。學生因某种原因提前离校或退學,要将有关材料及时归档,任何单位和个人不得将其有关材料随意销毁或丢失。

四、學生档案的查阅

(一)學生档案一般应由學生所在院(系)党总支和行政办公室同志查阅,如确因工作需要,校内其他党政部门也可查阅。(校内查阅审批手续见附件表3)

(二)學校以外单位需要查阅學生档案时,须持有单位所在地县、团级以上组织、人事部门查阅档案介绍信,经分管學生工作的校领导同意后方可查阅。(校外查阅审批手续见附件表4)

(三)查阅學生档案,必须严格遵守《中华人民共和国保守国家秘密法》及學校《档案管理辦法》,阅档时严禁拆卸、涂改、圈划、折叠、批注、抽取和撤换档案材料。要注意保护档案,不得弄赃弄湿。查阅學生档案的单位,不得擅自拍摄复制档案内容。因工作需要利用档案材料取证,必须由學生处处长批准,方可复制拍摄。(查阅申批表中是否需要复制材料,复制材料清单)

(四)无论何种原因查阅學生档案,均需档案管理负责人在场,不少于两人且在档案室内进行查阅。

(五)學生档案一般不外借,如必须借出使用,要说明原因由分管學生工作的院领导批准,并严格履行借用手续。借出时间一般不得超过7天(含休息日),借出檔案不得擅自轉借他人。(借用檔案申批手續見附件表5)

(六)各院(系)學生档案的查阅和借用必须进行详细的登记记录,严格审核查阅、借用者资质及审批手续。

(七)凡查阅或借用學生档案,归还时档案管理员要认真进行复核签字确认。

五、學生档案的寄发

(一)學生毕业前,院(系)应按本辦法要求及时做好档案材料归档工作,院(系)學生档案管理员要认真审查,确保材料齐全。

(二)學生处负责毕业生档案材料的转递,通过机要局寄发或遵照有关规定执行。學生档案一经寄发,凡未及时入档的资料,均由其负责院(系)转寄,若出现问题要追究该单位的责任。

(三)學生档案一般不准本人自带。但因特殊情况且有对方单位人事部门出具证明,方可将档案密封后由學生自带。档案自带过程中发生问题的,由學生本人承担责任。

(四)应届毕业生考取对口升學或专升本的,學生持录取通知书到院(系)领取档案。

(五)用人單位提取畢業生檔案時必須持單位人事部門介紹信和本人工作證,方可提取檔案。

(六)根据国家政策,學生毕业后暂时找不到就业单位的,其档案可免费由學校保存两年,待落实工作单位后,将档案转递至工作单位所在地。申请档案留校超过两年仍未落实工作的,學校将其档案寄回生源地人力资源管理部门。

六、其他

1.本規定自發文之日起執行。原《河南工业职业技术學院學生档案管理辦法》(豫工院政[2014]96號)同時廢止。此前有關規定與本規定不符,以本規定爲准。

2.本規定解釋權歸學生处    

 

 

 

 

 

 

 

附件:1

班學生档案收缴情况表

序號

姓名

有無檔案

備注

序號

姓名

有無檔案

備注

1




18




2




19




3




20




4




21




5




22




6




23




7




24




8




25




9




26




10




27




11




28




12




29




13




30




14




31




15




32




16




33




17




34




備注:本表请打印两份,一份附班級學生档案上,一份上交學校學生处。  

院(系)收檔人:        班級交檔人:         時間:      

2

院(系) 级學生档案收缴情况汇总表

序號

班級

應交

實交

缺檔案名單

備注

1






2






3






4






5






6






7






8






9






10






11






12






13






14






15






16






合計






備注:本表一式兩份,一份上交學生处,一份院系留存。

   

3

 校内查阅學生档案审批表

                                               

查閱單位

(蓋章)


查閱人員


學生姓名


學生专业班級


查阅學生

檔案事由


是否需要複制(拍攝)


複制(拍攝)資料內容


學生处

領導簽字


查閱後複核簽字


 

4

校外查阅學生档案审批表

                                               

查閱單位

(蓋章)


查閱人員


學生姓名


學生专业班級


查阅學生

檔案事由


是否需要複制(拍攝)


複制(拍攝)資料內容


學生处領導簽字


分管院領導簽字


查閱後複核簽字


   備注:校以外单位需要查阅學生档案时,须持有单位所在地县、团级以上组织、人事部门查阅档案介绍信。

5

學生档案外借审批表  

                                               

外借單位

(蓋章)


外借人員


借用時間


借用時長


借用學生檔案事由


學生处

領導簽字


分管院領導簽字


借閱後複核簽字


備注:借用時間一般不得超过7天(含休息日),不得擅自轉借他人。

 

 

 

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